Gestion du temps

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Objectifs opérationnels

  • Maîtriser une méthodologie d’analyse, structuration et pilotage de ses activités pour s’organiser de manière proactive et atteindre ses objectifs dans un temps imparti
  • Estimer une charge de travail et la réguler
  • Utiliser les outils d’organisation et de communication pour gagner en efficience
  • Gérer le temps dédié aux relations interpersonnelles et à la communication
  • Gérer l’imprévu sans se laisser désorganiser
  • Améliorer sa qualité de vie au travail et sa performance

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Public, durée, lieuxProgrammeProchaines datesTarifs

Public :

  • Encadrement de type hiérarchique, opérationnel et transverse.
  • Tout collaborateur nécessitant d’améliorer la gestion de son temps professionnel

Durée : 2 jours soit 14 heures avec une intersession de mise en application de 1 à 2 mois

Lieux : Montpellier, Béziers, Sète

Etablir un diagnostic de sa gestion du temps

Repérer les enjeux de la gestion de son temps pour soi et les autres

  • Confronter le temps et la réussite professionnelle
  • Comprendre les mécanismes internes de gestion du temps
  • Clarifier les avantages et les inconvénients de ses comportements en matière de gestion du temps

Analyser l’utilisation quotidienne de son temps et déterminer son style de temps

  • Analyser l’emploi de son temps
  • Décrypter le déroulement d’une de ses unités de temps-clés (journées, projet,…)
  • Identifier ses bonnes pratiques vs ses pratiques « chrono-toxiques » pour mieux utiliser ses ressources

Déterminer le sens de son temps

  • Comprendre sa perception personnelle du temps et de sa gestion en contexte professionnel
  • Clarifier sa relation personnelle au temps
  • Connaître son style de gestionnaire du temps

Optimiser son temps et atteindre ses objectifs

Passer du temps subi au temps choisi : Être efficient

  • Clarifier ses rôles et ses responsabilités
  • Identifier les activités à haute valeur-ajoutée et gérer son temps selon la loi de Paretto
  • Définir et hiérarchiser ses différents niveaux de priorité, d’importance, d’urgence : Bâtir sa matrice de gestion des activités
  • Concilier les priorités individuelles et collectives

Connaître les lois de la gestion du temps pour chasser les « muda »

  • Connaître les lois de gestion du temps
  • Savoir identifier les « muda » et y remédier

Trouver son rythme optimal

  • Sélectionner et utiliser efficacement les outils d’organisation
  • Privilégier les actions porteuses de sens
  • Intégrer le long terme dans le quotidien
  • Intégrer la flexibilité dans son modèle d’organisation : anticiper et gérer les urgences, les contraintes et les imprévus
  • Combattre les activités chronophages
  • Anticiper les moments critiques et créer les conditions de leur dépassement serein

Temps et relations : les limites de la disponibilité et l’opportunité de la collaboration

Choisir et gérer le bon canal de communication pour chaque situation

  • Choisir et utiliser les outils de communication adaptés à l’objectif / à la situation : échanges informels, entretiens, sms, appels téléphoniques, visioconférence, email, réseaux sociaux d’entreprise, réunions
  • Hiérarchiser l’importance des acteurs de son entourage professionnel en fonction de ses priorités et cadrer son temps de relation interpersonnelle en fonction
  • Se protéger des sollicitations excessives et des urgences des autres, repérer ses marges de négociation
  • Manager par les processus et par la culture
  • Innover dans sa communication pour aller à l’efficience maximale

Apprendre à gérer ses entretiens, ses communications téléphoniques et ses réunions

  • Limiter et structurer les sollicitations de son entourage pour plus d’efficacité
  • Cadrer les échanges et savoir dire « non »
  • Rester maître du temps et impliquer l’interlocuteur assertivement dans sa gestion économe
  • Impulser une culture de l’échange efficient ; recentrer et aller à l’essentiel
  • Epurer les rencontres des phases inutiles & favoriser la juste préparation
  • Proposer un nouveau fonctionnement à un interlocuteur qui perturbe son efficacité.

Déléguer et autonomiser au quotidien

  • Reconnaître les signaux d’alerte pour ne pas être débordé
  • Surmonter les phases de forte charge de travail
  • Sortir du contexte de « toute-urgence » ; Savoir planifier ses reports
  • Apprendre à déléguer pour mieux s’organiser

Définir son plan d’amélioration individualisée

  • Cartographier son périmètre d’action et prioriser activités-clés et acteurs-phares dans sa matrice de gestion des activités.
  • Préparer ses prochaines délégations.
  • Structurer une automatisation par un/ des processus
  • Définir sa politique d’utilisation des outils d’organisation
  • Remédier à ses principaux chronovores
  • Initier une culture de la gestion efficiente du temps, notamment dans les échanges
  • Initier des échanges de bonnes pratiques
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